2023年9月，计算机与电子信息学院2014级研究生小刘同学致电学生档案室，因工作需要急需查到本人个人档案去向。经初步查询，小刘同学2017年6月毕业时就职于长沙一家私企，我们当时根据就业办提供的毕业生档案统一派遣方案，将小刘、控制工程2014级研究生小雷和2015级金融硕士小杨三位同学的人事档案一起寄到了长沙市某区人力资源公共服务中心。我们将查询结果如实告知了小刘。

可是小刘跟对方单位联系后，对方单位却回复用小刘的身份证查不到托管记录，同时也查不到小刘在该人才管理机构申请调档函的记录。于是对方单位很肯定地说，他们当年应该没拆包直接将三份没申请过调档函的档案都拒收了。于是小刘请我们进一步查询。我们查了所有的余档、留档和退档，都没有这三位同学的名字。我们继续耐心翻查，最终在我室保存的历史材料中找到了2017年该单位同意保管小杨同学档案的公函。这说明当时该单位至少会拆开邮件取出小杨同学的档案予以托管，再把小刘同学和小雷同学的档案用新的快递或者机要方式退回学校，而不会是把三个人的档案都直接拒收。于是我们将这三位同学的档案邮寄存根（包含转递通知单和快递单存根）照片发给小刘同学作为凭证，也把小杨同学和小雷同学的身份证发给小刘，请他向对方单位出示我们的档案邮寄凭证。并请对方查看小杨同学的档案是否在库，如果在库那有可能小刘和小雷的档案也入库了。如果对方还是确定小刘和小雷的档案已被退档，那就请对方单位向我们出具退档的邮寄存根作为凭证，方便我们查询退档到底被谁签收了。

事情由此出现了转机。对方单位根据我们提供的信息查到了小杨同学的档案确实在该单位保管，且该单位也说之前确实查到有跟小刘同学同名的人的档案，只是系统显示的身份证号跟小刘同学提供的不相符，所以他们之前默认那是同名同姓的其他人的档案。现在他们取出该档案核对后，发现那就是小刘同学的档案，是他们2017年归档时录错了身份证号，才导致用小刘正确的身份证号查询不到托管记录。

    这个查档过程十分曲折，可谓历尽艰辛，但我们从未动摇过解决问题的信心，幸运的是我们完好地保存着所有邮寄存根，也能根据长期以来积累的工作经验大致推导出有可能发生的各种情况，最终顺利地帮学生查到了自己的档案去向。小刘同学对我们耐心细致的服务表达了衷心的感谢。