2023年7月，生命科学与技术学院2015级博士生小马同学致电学生档案室，说已被河南某高校录用，急需办理调档手续。但我们查到他的档案已经于2020年11月寄往区内某高校。经询问小马本人得知，他已于2021年从该高校辞职并办理完离职手续了，该高校2021年8月就已经把他的人事档案寄回广西大学了。时值暑假，且已接近就业单位规定的档案调入的最后期限，找不到档案的小马同学非常焦急。

为了能顺利找到小马同学的档案，我们请小马同学原就业单位提供了当年寄回档案的具体邮寄日期和机要号，到校办机要室去查询2021年8月是哪位老师签收了小马同学的人事档案。尽管当时是暑假，但我们还是第一时间前往校办机要室进行查询。经过耐心的查找，终于通过校办机要室保存的机要件签收存根查到了小马同学的档案是被校内某学院的一位老师签收了。于是我们设法联系上了正在外地旅游的这位老师，弄清了事情的原委：该学院2021级正好有一位跟小马同学同名同姓的研究生新生入学，这位老师去校办机要室领取本学院的新生学前档案时，误把小马同学的档案当成跨专业考入本学院的新生档案领回学院了，并且已经将这份档案放入广西大学档案袋后送到学生档案室了。

    有了线索，我们很快在2021级研究生档案里找到了小马同学的人事档案，并及时地将该档案按要求寄往录用了小马同学的河南某高校，使得小马同学顺利办完了入职手续。事后小马同学打来电话，对学生档案室急学生之所急和认真负责的工作作风表示了感谢。