第一章 总 则
第一条 为了加强我校的档案管理，有效地保护和利用档案，为教学、科研和各项工作服务，根据《档案法》、《普通高等学校档案管理办法》和《高等学校档案工作规范》制订本条例。
第二条 本条例所称的档案是指我校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条 我校实行档案集中统一管理的原则，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开发利用。
第四条 加强对全校档案工作的领导，学校由一名校领导分管，各立卷部门要有一位负责人分管本单位的档案工作。
第五条 档案工作列入学校计划，在人员、经费、库房、设备各方面给予保证。
第六条 我校档案工作要逐步从经验管理转向科学化、现代化管理，研究并应用先进技术，大力开发档案信息资源，满足学校和社会的需要。
第二章 管理机构和档案工作人员
第七条 我校档案馆属事业单位档案馆，既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构。
第八条 档案馆的基本任务是：
(一) 贯彻执行国家关于档案工作的政策法规，规划全校档案工作；
(二) 制订我校档案工作的规章制度，并监督、指导、检查其执行情况；
(三) 负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计全校各类档案及有关资料；
(四) 开展档案的开放和利用工作；
(五) 参加信息工作的整体化建设，负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资料；
(六) 参加档案工作协作、学术研究和交流活动；
(七) 培训全校专(兼)职档案工作人员；
(八) 开展档案宣传工作和利用者教育活动；
(九) 完成学校领导交办的其他任务。
第九条 建立一支以档案馆专职人员为主体的相对稳定的档案工作队伍：
(一) 档案馆设馆长1名，副馆长1—2名，并配备数量足够的有较高政治素质和文化专业知识的档案工作人员。
(二) 各院、系、部、处、室等二层机构必须配备专(兼)职档案工作人员1—2名，负责本部门文件材料的收集和立卷归档工作；
(三) 学校建立档案工作网名册，对全校专（兼）职档案工作人员进行登记和公布，以便督促和检查工作；
(四) 通过培训、轮训、进修等途径，加强档案工作队伍的政治、业务素质建设，不断提高我校的档案管理水平；
(五) 根据上级要求和我校档案工作的需要，档案工作人员实行专业技术职务评聘制度。
第三章 文件材料的归档工作
第十条 凡按规定应当归档的文件材料，必须按时归档，任何个人不得以任何借口截留或据为己有。
第十一条 归档的文件材料有如下十大类（具体归档内容另文）
(一) 党群类；
(二) 行政类；
(三) 教学工作类；
(四) 科学研究类；
(五) 产品生产与科技开发类；
(六) 基本建设类；
(七) 仪器设备类；
(八) 出版类；
(九) 外事类；
(十) 财会类。
以上归档材料包括纸质、照(胶)片、录音(像)带等各种载体，所归档的材料要求质地优良、书绘工整、声像清晰、符合有关规定和标准。
第十二条 实行文件材料形成部门、课题组立卷制度。即在档案馆工作人员的指导下，立卷人将本部门应当归档的文件材料按其自然形成的规律和特点，加以系统组卷，编排页号或件号，填写卷内目录、备考表后，交本部门档案工作人员检查、验收，并填写案卷移交目录，向档案馆移交。
第十三条 为了确保学校每顶重要工作都有完整、准确、系统的文件材料归档，必须建立自觉性与制约性相结合的归档机制：
(一) 学校（包括各部门)应做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理，即在布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作，使广大教职工明确自己维护学校(国家)档案的安全与完整所要负的义务和权利，自觉履行文件材料的归档职责；
(二) 文件材料归档工作纳入教学、科研和管理人员的职责范围内，做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。
(三) 科研成果、产品规划与试制、基建工程等项目的鉴定与验收，必须有主管部门会同档案馆对应归档的文件材料签署审查意见，没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收，不予上报成果。
(四) 学校重大活动形成的声像、照片及实物档案材料，应及时送档案馆鉴定验收归档后，方能到财务部门办理经费结算手续。
第十四条 归档的时间要求
(一) 各党政部门和能按年度归档的部门，在次年6月底前归档；
(二) 教学部门和能按学年度归档的部门，在次学年度寒假前归档；
(三) 科研、基建等部门，在项目完成后两个月内归档。
第十五条 凡由学校与其他单位分工协作完成的项目，由主办单位保存一整套档案，协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本外，应将复印件送交主办单位保存。
第十六条 对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料，档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理，对个人向学校捐赠档案的，学校予以奖励。
第十七条 档案馆要注意向国内外征集与本校有关的各种档案和资料。
第四章 档案的管理
第十八条 根据高等学校档案分类方法，档案馆必须对每年接收进馆的档案进行分类、编号、排架。
第十九条 档案馆应定期对保管期限已满的档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，在征得有关部门同意、并报校领导批准后，造册销毁。
第二十条 档案和档案工作的基本情况统计：
(一) 对档案的收进、移出、案卷数量及利用等情况进行统计；
(二) 向上级档案行政管理部门和主管部门报送本校档案工作基本情况统计报表。
第二十一条 加强档案的安全保护工作，应做到：
(一) 有专人负责档案库房的技术管理工作，建立健全库房管理制度；
(二) 研究和改进档案保护技术，对已破损和字迹褪色的档案及时修复或复制；
(三) 定期检查馆藏档案，遇有特殊情况，及时向领导报告，及时处理。
第二十二条 档案库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施，逐步达到恒温恒湿、无灰尘、无污染的标准库房。
第五章 档案的利用与开放
第二十三条 档案馆人员要熟悉馆藏，主动提供利用，不断提高服务质量。
第二十四条 健全借阅制度，简化借阅手续，编制配套检索工具，热情接待每一位利用者。
第二十五条 档案馆内设立检索、阅览室和复印室，为利用者提供方便。
第二十六条 积极创造条件，参加学校信息网整体建设，逐步应用计算机检索档案。
第二十七条 编制开放档案目录，逐步向社会开放满三十年的档案。
第六章 考核、奖励与处罚
第二十八条 制订岗位职责，完善考核制度，每年定期布置、检查、总结、评比学校的档案工作。
第二十九条 学校对优秀的、有突出服务成果、研究成果的档案工作人员，对保护档案有突出贡献、积极向本校捐赠档案的个人和集体给予表扬和奖励。
第三十条 对违反《档案法》和六号令者，按照《档案法实施办法》规定的程序和处理办法予以处罚。
第七章 附则
第三十一条 根据本《条例》精神，学校将分别制订各类档案的具体管理办法，完善各种管理制度。
第三十二条 本《条例》自发布之日起施行。
