1.外事档案工作的基本原则
1.1 学校在与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来
等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料，均属外事档案。
1.2 外事档案必须实行集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于
开发利用。
1.3 外事档案工作必须纳入学校外事工作计划、管理制度之中，落实到学校
有关部门外事人员的职责范围，做到与布置、检查、总结外事工作同步进行。
1.4 外事部门要有一位领导分管外事档案工作，由本部门专（兼）职档案员
负责收集、积累、归档。
1.5 努力实现外事档案的科学化管理，大力开发信息资源，为学校教学、科
研、人才交流服务。
2.外事档案归档范围的确定
2.1 确定的原则
2.1.1 归档的外事管理和外事活动中形成的文件材料，必须对学校和社会当
前与长远具有参考价值和凭证作用。
2.1.2 归档的外事文件材料，必须反映外事管理、外事活动的全过程，保证
其完整、准确、系统。
2.1.3 归档的外事文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，体
现涉外工作的职能和特点。
2.2 归档的主要内容和重点
2.2.1 归档的主要内容包括综合管理，出国（境）、来校任教、讲学、进修、
访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面，具体范围见附件一。
2.2.2 归档的重点是重大涉外和国际合作项目、留学生工作活动中形成的不
同载体的文件材料。
2.2.3 本校人员在国外获得的证书、奖状、奖章、奖品，可采取不同方式归
档,或存复印、影印件；外国赠送学校的纪念品、礼品,有保存意义的，应归档，不
宜长期保存的可存影印件和清单。
2.3 不归档的材料
2.3.1 上级关于外事工作普发(不专指我校)、不办的文件;
2.3.2 未定稿的各种文件;
2.3.3 未生效的合同、协议书;
2.3.4 无查考利用价值的一般性、临时性函件;
2.3.5 重份文件、校内各单位发来的文件;
2.3.6 与校外单位交换来的材料。
以上不归档的某些材料，也可有选择地做资料暂存。
3.外事文件材料的部门立卷及归档流程
3.1 形成积累
3.1.1 学校外事管理部门是学校外事管理、涉外教学、科研文件材料的归口部
门，在来校、出国（境）、国际合作、国际会议活动结束后，负责将与此项工作有关
的单位形成的各种外事文件材料,收集、汇总，整理组卷，按规定向学校档案馆（室）
移交。
3.1.2 归档的外事文件材料，必须用钢笔或毛笔书写，字迹工整、图样清晰。
3.1.3 外事文件材料一般归档一份，重要和经常使用的应酌加副本。
3.2 凡出国（境）学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的人员，应在归
国后将在国（境）外各项活动中形成的材料交给外事管理部门进行验收后,出具证明，
财务部门方可准予报账结算，师资管理部门才准予报到上班。
3.3 整理组卷。
3.3.1 根据外事文件材料的形成规律以及内容、价值、数量、密级和载体
等实际情况,保持文件材料之间有机联系和便于查找利用的组卷原则,以内容为主，
将每组外事文件材料进行整理，组成一个或数个案卷。
3.3.2 对来校、出国（境）和国际合作、国际会议的文件材料中,上级文件、
请示报告、上级批复与国外来往信函等准备阶段的材料,按年度分类组卷,将国内和
国(境)外活动期间形成的材料及派出回国后的综合性材料按活动性质,分类组卷,各
阶段密不可分的材料按正件在前,附件在后，印件在前,原稿在后，批复在前，请示
在后排列。
3.3.3 拆除卷内文件中的金属物，对破损的文件材料进行修补。
3.3.4 外事文件材料，采用卷皮或卷盒方式保管，也可整卷装订，可以组
成薄卷，也可以每件文件用缝纫机装订后装盒保管。
3.3.5 幅面大于卷皮或卷盒（袋）的文件材料要进行折叠。除与文字材料
密不可分者外，其余声像载体的材料、礼品实物，应保持其原状，另行专柜保管。
档号与文字材料一致。
3.3.6 以案卷形式保管的外事文件材料,按顺序编写页码，无论单面或双面
只要有书写符号的文件材料，每面均为一页,每卷页号均从1开始，页号位置标在
非装订线一侧的下角。
以盒（袋）装形式保管的外事文件材料，以件为单位,在每件文件材料的右上
角盖上有单位名称、档号、件号的戳记章逐项填写。
3.3.7 填写卷内目录。归档的案卷必须填写卷内目录。卷内目录可打印或用
钢笔正楷填写，字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。
每个案卷组成以后，都要填写备考表,写明本案卷图纸和文件材料的总页数,并
对文件材料的完整、准确程度，损坏缺少情况加以说明，案卷内文件材料需要变更、
修改时，由档案管理人员随时在备考表上注明。
3.3.8 外事管理部门要进行归档前的鉴定工作，按规定提出每个案卷内部文
件的保管期限和密级的意见，经单位主管领导同档案馆（室）协商后确定。
3.4 归档验收
3.4.1 由归档人员填写归档说明书,说明书放在第一卷的卷内文件目录之前。
3.4.2 移交档案时交接双方必须当面检查验收,凡不符合要求者,档案部门应
拒绝接收，要求限期补正。
3.4.3 移交时填写移交目录, 移交目录一式二份,双方各执一份备查。
3.4.4 外事档案在次年6月底前归档。
4. 外事档案的管理
4.1 分类编号
4.1.1 按《中国档案分类法——教育档案分类表》进行分类标引，给出检索
分类号。
4.1.2 根据外事档案的内容构成和形成特点，编制用于档号的二级类目代号
简表。
4.1.3 外事类档案档号 = 年度号 十 外事档案分类号 ＋ 案卷号
模式如下:
l9×× — WSOO — l～n
案卷号
外事类档案二级类目代号
分类号
外事类档案一级类目代号
年度号
案卷号按最下位类目流水。年度按自然年度，留学生按入学的年度（“级”）。
4.2 编目
4.2.1 每卷档案脊背上填写档号,也可另行贴上注有档号的标签,标签下沿的
位置距离底边40毫米处。
4.2.2 编写外事档案目录，按档案归档时间先后顺序，以案卷为对象填写。
4.2.3 按照GB3792.5—85《档案著录规则》编制外事档案案卷级、文件级著
录卡，作为手工检索和计算机采集卡使用。
4.2.4 认真登记外事档案专题目录、分类目录。
4.3 排架、保管
4.3.1 按档号顺序排架。
4.3.2 按《高等学校档案部门业务建设规范》第9条要求进行保管。
4.4 鉴定和销毁
按《高等学校档案部门业务建设规范》第10条执行。
4.5 统计
按《高等学校档案部门业务建设规范》第10条执行。
5. 外事档案的开发利用
5.1 大力开发利用外事档案,为提高本校教学、科研水平，社会效益和经济效
益服务。
5.2 借阅
按《高等学校档案部门业务建设规范》第11条执行。
5.3 咨询服务、指导交流
5.3.1 指导利用者使用各种检索工具，回答利用者提出的问题。
5.3.2 了解和掌握本单位外事活动状态，定期编制外事档案汇编和编辑参考
资料，积极为利用者提供服务。
5.3.3 结合本单位管理现代化的进程，创造条件，逐步应用计算机进行外事
档案的检索，提高开发利用外事档案的能力。
6. 外事档案工作岗位责任制
6.1 分管外事工作的校领导职责
6.1.1 组织学习贯彻《档案法》及有关档案工作的方针政策，把档案工作列入
工作计划;
6.1.2 定期检查和研究外事档案工作中存在的实际问题。
6.2 与外事活动有业务联系的各部门领导职责
6.2.1 重视和健全有关的管理制度，确保外事档案工作全面纳入本部门工作之
中，并认真执行；
6.2.2 按本部门外事业务活动的程序、形式、积累收集外事文件材料。在工作
结束后，将材料汇集、检查，送交外事管理部门。
6.3 学校外事管理部门领导职责
6.3.1 制定和健全外事工作管理制度，确保外事文件材料的形成积累，将外事
档案工作纳入外事管理之中，并监督各部门执行；
6.3.2 指导本部门专(兼)职档案人员的工作,关心其工作条件的改善和工作素质
的提高；
6.3.3 指导、监督按外事活动的程序，将整个活动中形成积累的外事材料整理
组卷，按期向学校档案管理部门移交；
6.3.4 指导外事档案的鉴定工作。
6.4 外事管理部门专(兼)职档案员职责
6.4.1 在部门负责人的领导下，作好外事档案材料的平时积累工作；
6.4.2 会同部门领导，检查与外事活动有关单位交来的外事文件材料是否完整、
系统、准确，经检查合格后再办理移交手续；
6.4.3 将收集、积累的外事文件材料，整理组卷装订，做到组卷合理，编目清
楚，标题准确，装订整齐，并及时向档案馆（室）移交；
6.4.4 完成学校档案部门委托办理的其他有关任务。
6.5 学校档案部门职责
6.5.1 根据国家有关档案工作的政策和法规，制定本单位外事档案工作各项管
理制度;
6.5.2 监督、指导、检查、协助外事部门做好科技文件材料的形成、积累、整
理、归档工作，检查验收外事档案是否完整、准确和系统;
6.5.3 负责外事档案的接收、保管，组织鉴定、统计和利用等业务工作;
6.5.4 积极开发利用外事档案资源，充分发挥其作用;
6.5.5 遵守国家有关法规，保证外事档案的安全。
附件一 广西大学外事类档案归档范围和保管期限表
WS11 综合
序 号 类 目 名 称 保管期限
1 上级关于外事工作的文件材料 长 期
2 学校外事工作规章制度、计划、总结、简报等 长 期
3 外事工作统计报表等 永 久
4 外事工作会议材料 长 期
WS12 出国（境）
序 号 类 目 名 称 保管期限
1 上级对出国（境）人员的有关文件材料 长 期
2 国际学术会议论文 长 期
3 投寄国外的学术论文 长 期
4 出国（境）人员考察、访问材料 长 期
5 出国（境）讲学、研究人员有关材料 长 期
6 出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证
书（影印件） 永 久
7 国际比赛、竞赛 长 期
WS13 来校
序 号 类 目 名 称 保管期限
1 上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件 长 期
2 外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料 长 期
3 外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材
等材料 永 久
4 来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料 长 期
5 国际比赛、竞赛 长 期
WS14 国际合作与会议
序 号 类 目 名 称 保管期限
1 中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录 永 久
2 本校完成的国际合作项目、成果等材料 永 久
3 合作项目中国外单位完成项目、成果等材料 长 期
4 授予外籍人员名誉称号的材料 永 久
5 双方互赠的礼品、纪念品 长 期
6 国际会议的有关材料 长 期
WS15 外国留学生工作
序 号 类 目 名 称 保管期限
1 录取审批材料 永 久
2 学籍登记表、学籍卡片 永 久
3 教学计划、大纲、安排 长 期
4 学习情况、成绩及评语 永 久
5 学位论文及学位证书复印件 长 期
6 学生名册 永 久
7 学生去向及有关材料 长 期
附件二 广西大学外事类档案二级类目代号简表
WS
11 综合
12 出国（境）
国际合作与会议材料入WS14
13 来校
外国留学生工作材料入WS15,国际会议与
合作材料入WS14
14 国际合作与会议
15 外国留学生工作
