广西大学档案馆（以下称为采购方）拟采购2024年纸质档案数字化扫描加工服务项目，现进行公开询价，诚邀符合资格的单位（以下简称服务商）参与询价。有关事项公告如下：

一、项目基本情况

1. 项目名称：广西大学档案馆纸质档案数字化扫描加工；

2. 项目地点：广西大学图书馆2楼档案馆；

3. 项目概况：广西大学档案馆存量纸质档案扫描、著录、OCR识别、数据挂接、数据备份等数字化工作。数字化扫描量不少于11万页；

二、报价人资格

1、具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；

2、应具备档案数字化加工或数据处理的相关营业执照和资质；

3、完成过高校档案数字化类项目者优先，请提供合同复印件并加盖公章，注明采购单位及工作量；

4、本项目不接受联合体投标，中标后不得分包、转包。

三、项目服务内容

（一）项目内容

纸质档案数字化扫描加工服务，主要环节包括调档交接、扫描前处理、档案扫描、图像处理、OCR识别校对、目录著录、数据挂接、数据校对、数据备份、档案还原、实体档案交还、电子档案移交等。

（二）项目要求

1. 严格遵守并达到国家相关标准及采购方相关规定：

《中华人民共和国档案法》（2020年国家主席令第47号）、《中华人民共和国档案法实施条例》（2024年）、《档案服务外包工作规范 第2部分：档案数字化服务》（DA/T 68.2-2020）、《档案数字化外包安全管理规范》（档办发〔2014〕7号）、《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）、《纸质档案数字复制件光学字符识别（OCR）工作规范》（DA/T 77-2019）、《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）、《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）

2. 档案扫描

（1）根据档案幅面的大小和纸张状况，选择相应规格的专业扫描仪进行扫描，确保在扫描过程中不对档案原件造成损伤；

（2）采用全彩色模式进行扫描，分辨率不低于300dpi，如遇字体较小、密集、清晰度较差等情况，须提高分辨率；

（3）扫描时，须根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度设置，保证原始扫描图像效果与原件吻合。

（4）有必要时，扫描前对档案纸张进行必要的修复。

3. 图像处理：图像资料和原档案页码顺序需要一致；图像不能有压边、倾斜、扭曲、比例变形、图像无法显示、漏扫、重扫、多扫、顺序错误等现象；对淡铅笔印痕的图件，要保留铅笔痕迹扫描效果。

（1）旋转及纠偏。对不符合阅读方向的数字图像应进行旋转还原；对出现偏斜的图像进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准；

（2）去污。遵循展现档案原貌的原则，对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等进行去污处理，处理过程中不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹；

（3）图像拼接。对分幅扫描形成的多幅数字图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像；拼接时应确保拼接处平滑的融合，无明显拼接痕迹，信息完整，不缺少任何信息；

（4）字迹洇透。采用字迹锐化的功能，清晰字迹笔画；

（5）深浅不一。图像深浅不一时，采用平衡功能，调整图像深浅一致；

（6）裁边处理。对图像进行裁边处理，去除多余白边，应在距离页边距最外延至少2至3毫米处裁剪图像。

4. 图像数据质检

服务商应指定专人对已完成的档案前处理成果进行自检，内容如下：

（1）对于扫描数字图像不完整、无法清晰识别或图像失真时，须重新扫描；

（2）对于漏扫、重扫、多扫等情况，应及时纠正；

（3）数字图像方向应端正，排列顺序与档案原件不一致时，须及时进行调整纠正；

（4）对图像拼接、旋转及纠偏、裁边、去污等处理情况进行检查，发现不符合图像质量要求时，须重新进行图像处理；

（5）认真填写数字化转换过程交接登记表单，登记扫描页数、核对数据、记录质检结果和处理意见等。

5.对特定内容的档案进行OCR字符识别校对，双层PDF制作

对特定需求的质检合格的图像进行OCR字符识别并逐页制作成单页双层PDF，以支持对页面文字的搜索及页面及文字位置定位。

6、数据挂接、目录审核、质量控制

①扫描后的文档格式及图片命名方式按照采购方的要求。格式为彩色JPG格式或PDF格式。数据准确、索引数据准确并与纸质档案匹配；档案号命名符合采购方规范。

②由服务商负责对扫描数据条目信息、数据挂接的正确性进行核对并全部负责。

③成品验收图像准确率：100%（顺序准确、不多页少页、保持档案原貌；图像清晰度达到方便阅读要求、布局合理、图文挂接准确）；图像索引数据匹配准确率：100%；索引数据库挂接准确率：100%；否则采购人有权单方要求重做。

（4）数据提交

①完成扫描加工服务后，形成的数据成品要根据交接清单提交规范编目的成品图像数据和目录数据蓝光光盘3套。

②档案数字化加工后的全部数字档案和电子目录以及形成的纸质资料所有权属使用单位所有。档案数字化加工后形成的各种统计资料、光盘资料、纸质资料及各种交接清单应完整移交。

（5）保密要求

①服务商必须与采购方签订安全保密协议，在档案数字化加工过程中，遵守采购方的相关档案管理制度以及国家、地方保密法规。

②工作人员要求：服务商所提供的项目人员需相对稳定，并指派1名专职项目负责人，1名数字化加工工作的负责人，配备专人负责安全保密工作，所有人员统一挂牌上岗，负责人随时与采购方进行情况沟通等。同时，参与的工作人员必须提供本人身份证明和签订保密承诺书。

四、报价要求

对档案扫描、制作双层PDF、人工矫正（印刷体、手写、复印件等）、挂接、档案修复等项目进行报价。

序号	项目	描述	报价（元/A4）
1	档案数字化扫描	对文件进行拆装、扫描、图像处理、图像质检、图像命名
2	制作双层PDF	图文识别
3	人工校正（印刷体）
4	人工校正（手写、复印件）
5	档案修复
6	数据成品挂接

 

五、报价方式及截止时间

欢迎服务商先到现场查看档案情况再报价。

报价文件材料通过邮寄或送至：南宁市西乡塘区大学东路100号广西大学档案馆（图书馆1楼）104办公室，同时将电子版(PDF格式，加盖公章）发送170099358@qq邮箱。

截止时间：2024年 5 月17 日17：00时。

六、其他说明

本次询价仅作为编制招标控制价的参考依据之一。

七、业务咨询

联系人：蒋老师

联系电话：0771-3239302，18376766139

 

              广西大学档案馆

                    2024年 5月7日