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广西大学归档范围和保管期限表:业务和后勤保障单位
2015-03-05 17:25  

 

发展规划处(“211”办、对口支援工作办)

序号

归档范围

保管期限

一、发展规划(分类号  XZ11

1

学校总体发展规划、学校校园建设规划

永久

2

学校改革与发展方面的调研报告、政策建议或决策咨询的相关材料

长期  

  3

本单位的年度工作总结,会议记录、纪要,大事记,重要请示和批复

 长期

二、“211”工程和国家级重点学科建设(“211”分类号 XZ11,重点学科分类号JX12

4

与本校有关的上级关于 “211”工程工作的文件

长期

5

 

本校“211”工程前期论证、预审、立项、建设、验收各阶段形成的重要材料

前期论证,可行性研究报告和上级批复材料、国家预审和最后批准文件材料;本校有关工作的通知、办法、规定、工作计划与总结、重要报告等

永久

 

前期论证、预审、立项、建设、验收会议的文件材料,包括议程、专家名单、开幕词、工作报告、闭幕词、评审专家工作手册、专家评审意见及校领导答辩材料等

长期

 

 

国家级重点学科建设申报论证、预审、立项、建设、验收各阶段形成的重要材料

长期

 

6

 

本校“211”工程子项目论证、立项、建设、验收各阶段形成的重要材料

长期

 

7

本校“211”工程专项资金管理、重点学科建设资金管理有关重要文件材料(CK11

长期

8

统计报表,报上级管理机构的重要汇报材料

永久

9

“211”工程有关工作会议的会议记录、纪要,“211”工程大事记,工作简报

长期

三、对口支援工作(分类号  XZ11

10

本校有关重要的工作计划、总结、报告、统计材料,本校有关的上级文件

长期

四、电子文件、声像档案

11

上述有关纸质归档材料的电子文档定稿版(规划,计划与总结,大事记,简报,统计报表,规章制度,211和重点学科项目论证、立项、建设、验收材料等)

长期

12

有重要保存价值的声像资料(照片交档案馆,其他暂交目录)(分类号SX

永久或长期

评估办、高教所

序 号

归档范围(分类号JX11

保管期限

1

上级有关教学评估工作的文件 (与我校有关的)

长期

2

教学评估有关方案、规划;教学质量监控、教改项目管理、教学成果评奖工作方面的重要文件材料(通知、办法、报告、省级以上的获奖证书等)

长期

3

本单位的年度工作计划与总结,重大事项的请示及批复,重要发文,工作会议记录、纪要,大事记,规章制度

长期

4

统计报表

永久

5

上述纸质档案的电子文档定稿版

长期

 

武装部、保卫处、综治办、国防学院 

序 号

归 档 内 容(分类号 XZ14

保管期限

1

与本校有关的上级关于安全保卫、武装、军训、综治、消防、政保、户政工作的文件,本校有关规章制度

长期

2

本校安全保卫、武装、军训、综治、消防等的工作计划、方案、总结、重要报告及批复、年统计报表、工作会议记录或纪要(学生军训教学文件分类号JX15,其余的分类号 XZ14

永久

3

本校保卫、武装、军训、综治、消防等的重要检查、验收、评比等活动形成的文件材料(请示和批复、通知、办法、计划和总结、省级以上的获奖证书等)

长期

4

本单位年度计划与总结,工作会议记录、纪要,大事记,重要请示及批复,工作简报

长期

5

复员、转业、退伍军人、军烈属名册及双拥工作材料

长期

6

政保、户政工作材料

长期

7

上述有关纸质档案的电子文档定稿版(工作计划、总结、大事记、制度性文件、汇编成册的材料等)

长期

 

财务处 

序号

归 档 范 围

保管期限

一、财会综合(分类号CKl1

1

上级有关财务会计工作的文件材料(与本校有关的)

永久

2

本校有关财务管理工作的文件材料(规定、发文、计划等)

永久

3

有关财务管理方面的其他文件材料

长期

4

校会计移交清册

长期

5

校财会档案移交保管清册

永久

6

校财会档案销毁清册

长期

7

本单位年度工作计划与总结,大事记,会议记录或纪要,规章制度

长期

二、 会计报表(分类号  CKl2

8

决算报表

永久

9

预算会计报表

短期

10

全国教育经费统计报表

长期

11

收费年审统计报表

长期

三、会计帐簿(分类号  CKl3

12

会计帐簿

长期

四、会计凭证 (分类号  CKl4

13

会计凭证

长期

五、工资清册(分类号  CKl5

14

每月工资册

长期

六、电子文件、实物档案

15

工作计划、总结、报告、管理制度等纸质归档文件的电子文档定稿版

长期

16

有重要保存价值的实物档案(分类号SW

长期

 

 

 

 

实验设备处

序 号

归档范围

保管期限

 

一、综合管理(分类号SB11

 

1

本校需执行的上级有关仪器、设备管理的政策、规定、通知等文件

长期

2

本校有关的规章制度(仪器与设备管理、物资管理工作方面的)

长期

3

本处年度工作计划与总结,工作会议记录、纪要,大事记;实验设备工作方面的重要报告、请示与上级批复

长期

4

本校仪器、设备财产账簿(仪器、设备全校总账、各单位明细账)

长期

5

原值100万元以上的贵重仪器、设备报废的报告及批复,以及有关文件

长期

6

全校仪器、设备固定资产年度统计表及其他综合性统计材料

长期

二、实验室管理 (分类号JX12

7

与本校有关上级的实验室工作的政策、规定、通知等文件

长期

8

本校实验室工作的规章制度

长期

9

本校实验室工作的计划、总结、重要请示报告及批复、重要工作会议文件材料

长期

10

统计报表;实验室综合情况

永久

11

实验室建制、评估方面的重要材料

长期

12

省部级以上的实验室建设评比表彰材料

长期

三、仪器设备项目(10万元以上)(分类号SB12

13

申购报告、计划、论证报告及上级批复

长期

14

订购合同和会谈纪要(记录)

长期

15

仪器设备项目验收使用时期的文件材料

长期(由设备使用单位保管)

四、电子文件、实物档案、声像档案

16

上述有关纸质归档文件的电子文档定稿版(年度总结,规章制度,统计资料,大事记等)

长期

17

国家级获奖牌(证书归入文书档案)等有重要保存价值的实物档案(分类号SW

永久或长期

18

有重要保存价值的声像资料(照片存档案馆,其他暂提交目录)(分类号SX

永久或长期

后勤管理中心

序号

归 档 范 围(分类号 XZ15

保管期限

1

上级关于后勤管理工作的文件

长期 

2

本处的或本校后勤管理工作的计划与总结,会议记录、纪要,规章制度,重要发文,大事记,重要报告、请示与上级批复

长期

3

本校后勤管理工作统计报表

长期

4

 

学校房产管理工作有关材料 【档案馆暂实行目录管理】

 

(1)上级有关房产管理工作的文件(与本校有重要关系的)

长期 

(2)本校房产管理工作规划、计划、总结、请示及上级批复

长期

(3)本校房产管理工作统计报表

永久

(4)本校房产管理的各项办法、规定、条例等

长期

(5)公有住宅出售的合同、协议

永久

(6)学校各类房屋所有权证

永久

(7)学校房产管理部门与校内外单位及个人签订的有偿、集资合同与协议

永久

(8)学校关于校舍调拨、征用、租借的报告、合同、协议书及上级批文

永久

(9)公共用房的调整、分配材料

长期

(10)学校处理房产、历史遗留问题的有关材料

永久

5

本单位的机构设置、科室和公司负责人名录、机构沿革材料(分类号 XZ12

长期

6

电子文件(计划、总结、规章制度、统计资料、大事记等纸质文件的电子文档定稿版)

长期

7

国家级获奖牌(证书归入文书档案)等有重要保存价值的实物档案(分类号SW

永久或长期

8

有重要保存价值的声像资料(照片交档案馆,其他暂交目录)(分类号SX

永久或长期

基建处 

序号

归 档范围

保管期限

一、综 合 (分类号JJ11

1

上级主管部门关于基建工作的文件 ;本校基建工作的规章制度

长期

2

本校有关基建工作给上级的请示、报告及上级批复

(1)总体规划、重点基建项目

永久

(2)一般基建项目

长期

3

本处年度工作计划与总结,大事记,简报,会议记录、纪要;基建问题给校领导的请示、报告及批复

长期

4

校园建设规划、设计总平面图;基建总体规划、设计(平面)图

永久

5

本校基建工作总结性文件材料,统计报表

永久

6

全校各种管线工程(地上、地下)分布图及有关材料

永久

7

全校地质勘探、地形测量材料及图纸

永久

8

土地管理工作重要文件材料

永久

征地总平面图、计划、申请报告及用地面积核准文件等批准文件材料

统计报表

本校各类土地、房屋所有权证和土地使用证、 红线图、宗地图、地籍图及各种土地协议

征地补偿协议书、补偿费用标准、补偿凭证及付款凭证;本校处理土地方面纠纷和历史遗留问题有关材料

9

基建中形成的其他有价值的材料

永久

10

本部门管理制度材料

长期

二、基建工程项目 (分类号JJ12

(一)可行性研究文件

11

可行性研究报告、任务书项目建议书(申请报告)及批复;

永久

12

设计任务书(计划任务书)及批复

永久

(二)设计基础文件

13

设计委托合同,设计方案及有关设计文件材料

永久

14

招投标及合同文件

永久

15

工程地质、水文勘察报告及图表;重要土、岩样及说明;地址选择报告及批准文件等

永久

(三)工程管理文件

16

本工程征用土地批准文件及红线图、折迁、补偿协议书等

永久

17

建设前原始地形、地面、状况图、照片

永久

18

招投标和承包合同文件

永久

19

施工执照

永久

20

环保和消防人防规划性文件水电等设施配套协议文件

永久

21

有关调整基建投资的请示、批复

永久

22

环保三同时、消防、卫生防疫、防火等审核送审单、通知单

永久

23

产权证书

永久

(四)施工文件

24

 

1.土地施工文件

 

(1) 施工设计、方案、计划、措施、工艺等文件材料

短期

(2) 原材料及构件出厂合格证、试验报告

长期

(3) 建筑材料实验报告

长期

(4) 设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批

长期

(5) 土建施工定位、测量、复核记录,地质勘探

永久

(6) 土、岩试验报告,基础处理、基础工程施工图

永久

(7) 隐蔽工程验收记录

永久

(8) 施工日记、大事记

长期

(9) 建筑物沉降 ( 变形 ) 观测记录、事故处理报告

永久

(10) 技术核定通知单

永久

(11) 竣工报告、验收报告

永久

(12)竣工图

永久

25

 

2.设备及管线安装施工文件

 

(1) 设计变更,工程更改洽商,材料、设备、部件代用审批

长期

(2)焊接试验记录、报告、施工检验、探险伤记录

长期

3)隐蔽工程检查验收记录

长期

4)强度、密闭性试验报告

长期

5)施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告设备调试记录

长期

6)系统调试、实验记录

长期

7)管线清洗、通水、清毒记录

长期

(8) 管线标高位置、坡度测量记录

长期

(9) 中间交工验收记录证明、工程质量评定

长期

(10) 竣工报告、验收报告

长期

26

3.电气、仪表安装施工文件

 

1)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批

长期

2)调试、整定记录

长期

3)性能测试和校核

长期

4)施工安装记录、质量检查评定,事故处理报告

长期

5)电气装置交接记录

短期

6)中间交工验收记录、工程质量评定

长期

7)竣工报告、竣工验收报告

长期

(五)监理文件

27

监理合同、协议;单位资粮评估报告;监理总结

永久

(六)验收竣工文件

28

1)竣工验收报告

永久

2)全部竣工图纸

永久

3)质量评审材料

永久

4)工程现场声像材料

永久

5)竣工验收会议决议文件

永久

三、电子文件、声像档案

29

上述有关纸张文件的电子文档定稿版(主要是计划、总结、制度等综合性文件和各类图纸)

长期

30

有重要保存价值的声像资料(照片交档案馆,其他暂交目录)(分类号SX

永久或长期

离退休工作处

序号

归档范围

保管期限

一、综合性管理材料(分类号XZ11  

1

上级关于离退休职工管理工作的文件(针对本校的)

长期

2

本处党委年度工作总结等重要文件(DQ11

 

3

本处的或本校离退休职工管理工作的年度工作计划与总结,统计材料,大事记,会议记录、纪要,规则制度文件,重要的报告、请示及上级批复

长期 

4

统计报表

长期 

5

关心下一代工委、老协的重要文件材料(年度工作总结)

长期

三、电子文件

6

上述纸质文件的电子文档定稿版(工作计划与总结、大事记、统计资料、规章制度、机构沿革等)

长期

校友办(校友总会)

序号

归 档 范 围(分类号XZ11

保管期限

1

校友办年度工作计划,总结,规章制度,重要发文,重要请示及上级批复

长期

2

校友办或校友总会会议记录、纪要,大事记,统计报表

长期

3

校庆活动有关文件(重要计划、方案、发文、请示和批复;领导讲话、来宾名单、请柬、校友签名册、重要的贺电、贺信、捐赠物品清单等)

永久

4

《广西大学校友》;对校史研究重要有价值文字材料

长期

5

校友会机构沿革材料(XZ12

长期

6

上述纸质档案的电子文档定稿版(计划与总结、大事记、重要发文、统计报表、重要的校友活动或校庆活动材料、管理制度和机构设置材料、出版物和校史研究材料等)

长期

7

有重要保存价值的实物档案(纪念品、礼品、公章等)(SW

永久或长期

8

有重要保存价值的声像资料(照片交档案馆,其他暂交目录)(SX

永久或长期

图书馆

序号

归 档 范 围(分类号XZ16

保管期限

1

年度工作计划、总结,发展规划,会议记录、纪要,大事记,规章制度,重大事项的请示和上级批复(馆党委的有关文件材料分入DQ11

长期

2

统计报表

永久

3

年度书刊供应商合同、电子文献数据库采购合同,查新资质证书(文件)

长期

4

编印成册的读者手册、图书馆指南(概况)

长期

5

校图书情报工作委员会名录和工作制度

长期

6

上述计划、总结、大事记、统计报表、管理制度和内部机构设置、手册、指南等纸质归档材料的电子文档定稿版

长期

档案馆

序号

归 档 内 容(分类号XZ16

保管期限

1

针对本校的上级有关档案工作文件;本校档案工作的规章制度(校发文件从校办收)

长期

2

档案馆年度工作计划、总结、重大事项请示与上级批复

长期

3

学校档案发展规划,各单位移交档案目录,馆藏目录,年度统计报表

永久

4

档案馆指南、全宗介绍等汇编材料;重要编研成果

永久

5

学校档案工作达标升级、工作评估等有关材料

长期

6

上述计划和总结、规划、统计报表、目录、汇编材料和编研成果、规章制度、达标升级材料等纸质归档材料的电子文档定稿版

长期

网络中心

序号

归 档 范 围(分类号XZ11

保管期限

1

上级有关网络、信息化建设、现代教育技术工作方面的文件(与本校相关的)

长期

2

本校有关工作向上级的请示及批复

永久

3

校园网管理规章制度文件;学校网络建设、信息化基础设施建设、现代教育技术方面的规划(计划)、方案、总结、重要发文;有关网络、信息化建设重要会议的文件材料

长期

4

本部门年度工作计划、总结 ,大事记,会议记录、纪要,重大问题的请示及批复

长期

5

统计报表

永久

6

本校有关网络、信息化建设、合作办学等方面的合同及协议文本;本单位获得有关网络技术、培训资质的证书或批文

 永久

7

上述纸质文件(计划、规划、方案、总结、规章制度、发文、统计报表等)的电子文档定稿版

长期

 

 

学报编辑部

 

序号

归 档 内 容

保管期限

一、综 合 管 理 (分类号 CB11

1

上级有关编辑出版工作的文件

长期

2

本校编辑出版工作、本学报工作的或本单位的工作计划与总结,重要报告及批复,会议记录、纪要,统计报表

永久

3

编辑出版合同、协议书;出版请示和批复

长期

4

校编辑出版工作规章制度

长期

5

本部门的年度总结、管理制度文件材料

长期

6

获奖或受查处情况的文件材料

长期

二、学报(期刊)及编审材料(分类号 CB13

7

本部门主编的有刊号的期刊各期样书

长期

8

本部门主编的有刊号的期刊各期的原稿及各级审稿单、历次审稿意见

长期

三、电子文件

9

上述纸质档案的电子文档定稿版(期刊出版样稿和原稿、工作计划和总结、统计报表、规章制度等)

长期

 

广西大学资产经营有限公司(原校产办) 

序 号

归 档 范围(分类号)

保管期限

1

资产管理方面的上级文件(与本校有关的)(XZ11

长期

2

本单位(或本校的)经营性资产管理方面的重要发文、请示和上级批复,规章制度,会议记录、纪要,年度计划与总结,大事记,(XZ11

长期

3

统计报表(XZ11

永久

4

有关合同和协议,法律纠纷有关重要文件材料(XZ11

永久

5

本部门机构调整和人事任命文件(XZ12

长期

6

计划、总结、大事记、统计报表、重要发文、管理制度等纸质归档材料的电子文档定稿版

长期

 

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