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广西大学归档范围和保管期限表:教学科研和及其管理单位
2015-03-05 17:24  

二级学院  

序号

归档范围

保管期限

一、党群综合(分类号)

1

二层党委或总支、团委年度工作总结、重要发文等文件材料( DQ11DQ有关类)

长期

二、行政综合(分类号 

2

本单位年度工作计划、总结;重要规划;会议记录 、纪要;重要的发文、请示及上级批复

XZ 11

长期

3

教代会、院庆等重大活动的主要文件材料(日程、纪要或总结、主要报告或决议文件等)(XZ 11

长期

4

重要统计资料,大事记,院志(XZ 11

长期

5

单位沿革材料(XZ12

长期

6

与外单位重大协作活动的合同、协议材料(XZ 11

长期

三、科研综合(分类号)

7

本单位组织承办的国家级重要学术活动的主要文件材料(如学术会议的议程、纪要或总结、办会的请示及批复(XZ 11

长期

8

本单位学术委员会换届或调整的发文文件(KY 11

长期

四、教学(分类号 

本单位教学工作的重要文件材料(计划、方案、总结,教学评估主要的汇总性材料)(JX11

长期

10

本单位教研室制度、负责人名册(XZ12

长期

11

学院学位委员会换届或调整的发文文件(JX16

长期

12

全日制本科学生学籍卡片(贴照片);成教学生卡片( JX14

永久

13

全日制本科毕业生近照(注明年级、专业、姓名、学号、毕结业情况);成教毕业生(获得毕业证或永久结业证的)近照(JX14

永久

 

14

博士研究生学籍、学位材料(JX14

永久

培养手册学习成绩登记表毕业生登记表学位申请书学位论文评阅书学位论文自评表学位论文开题报告

永久

15

 

普通硕士研究生学籍、学位材料(JX14

永久

 

新版:个人培养计划;中期考核审核表;社会(教学)实践报告;学术活动列表;学习成绩登记表;毕业生登记表;学位申请书;学位论文评审表;学位论文开题报告

旧版:培养手册;学习成绩登记表;毕业生登记表;学位申请书;学位论文评审表;学位论文开题报告

 

16

专业硕士研究生学籍、学位材料(JX14

永久

 

新版:中期考核审核表;社会(教学)实践报告;学术活动列表;学习成绩登记表;学位申请书;学位论文评审表;学位论文开题报告

旧版:培养手册;学习成绩登记表;学位申请书;学位论文评审表;学位论文开题报告

17

同等学历申请硕士研究生学籍、学位材料(JX14

永久

学位申请书;学位论文评审表;学习成绩登记表

永久

18

研究生班学籍材料 JX14

永久

毕业生登记表;学习成绩登记表;在职人员报读研究生资格审查登记表

永久

五、电子文件、实物档案、声像档案

19

上述有关纸质归档材料的电子文档定稿版(计划,总结,发文,重要调研报告,大事记,重大会议或活动主要文件,有关学籍材料,统计资料,规章制度)

长期

20

省级以上教学获奖奖牌(证书入文书档案)、重要礼品等有保存价值实物档案(分类号SW

永久或长期

21

反映重大活动或事件、有重要保存价值的声像档案(照片交档案馆,其他暂交目录)(分类号SX

永久或长期

教务处

序 号

归档范围

保管期限

一、教学综合(分类号JX11

1

上级机关有关教学改革、发展规划、学制及教学管理等的文件

(1)针对本校的、重要的

永久

(2)需要长期参照执行、查考的

长期

2

学校教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的制度、规定、办法

永久

3

学校教学工作(及各有关方面工作)的计划(规划)、总结、发文、调研报告、规章制度、请示及上级批复;校教学工作会议记录、纪要

永久

3

教学检查、评估和各类教学情况调查材料;各种教学工作统计报表

永久

4

教务处工作计划与总结,重大事项的发文、请示及上级批复,会议记录,大事记,教学简报,规章制度,机构沿革材料

长期

5

本校获部(省)级以上的各种教学成果材料及名单

长期

二、学科建设 (分类号JX12

6

上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料

长期

7

本校有关本科专业建设的简报、调研和统计材料,工作会议纪要、决议

长期

8

关于本科专业设置调整的申报材料与上级批复

永久

9

关于本科专业与教学、实验室建设的论证、评估材料

长期

三、学籍(本科生) (分类号JX14

10

上级有关学籍管理方面的文件材料

长期

11

学生成绩总册、学生名册

永久

12

学生学籍变更材料(休学、退学、复学、转学、开除等)

长期

13

本科生成绩;辅修成绩

永久

四、课堂教学与教学实践(本科) (分类号JX15

14

各专业教学计划、教学大纲

永久

15

课程目录,课程简介,每学期开课表

长期

16

课程建设要求及每学期教学工作安排,校历

长期

五、学位(本科)(分类号JX16

17

上级有关本科学位工作的文件材料;本校有关本科学位评定条例、办法及计划、总结等材料

长期

18

毕业证书、学位证书登记表;本科学位统计材料、名册;补发学历证明名单及材料

永久

六、教材(本科)(分类号JX18

19

学校有关教材工作重要文件(决定、通知等)

长期

20

各专业使用教材目录及统计材料

长期

21

省级以上的教材评奖获奖文件(名单)

长期

七、电子文件、实物档案、声像档案

22

上述有关纸质归档材料的电子文件定稿版(计划,总结,重要发文、报告或调研材料,大事记,重大会议或活动的主要文件,学生成绩,统计资料,规章制度;编印成册手册、简报)

长期

23

省级以上教学管理获奖奖牌(证书入文书档案)等有重要保存价值的实物档案(分类号SW

永久或长期

24

有重要保存价值的声像资料(照片交档案馆,其他暂交目录)(分类号SX

永久或长期

研究生处 

序号

归档范围

保管期限

一、研究生教育综合性材料(分类号JX11

1

上级有关的文件材料

(1)针对本校的、重要的

永久

(2)需要长期参照执行的

长期

2

本校研究生教育有关规定、办法、制度、规划(计划)、总结、报告、会议记录(或纪要)、请示及上级批复

永久

3

统计报表

永久

4

研究生处工作计划与总结,大事记,会议记录,编印的研究生手册

长期

5

部、省级以上研究生教学评奖材料;教学检查评估的主要材料

长期

6

研究生课程进修班材料(及其他非学历教育、进修、培训有关材料)

长期

7

与国内外有关部门、个人签订的合同、协议

长期

8

研究生处各部门职责、岗位责任制

长期

二、学科、专业建设(分类号JX12

9

硕(博)士点申报、论证、检查、评估以及学科建设方面的文件材料

上级有关文件

长期

本校有关材料(含报告、请示及上级批复)

永久

10

博士生导师、硕士生导师及校外兼职研究生导师名册

永久

11

本校硕(博)士点建设、学科建设有关计划、总结材料

长期

三、招生(分类号JX13

12

上级有关研究生招生的计划、重要通知等文件材料

长期

13

本校研究生招生计划、规定(通知)、生源计划、重要报告及上级批复;招生工作总结

长期

14

有关研究生招生工作会议纪要、决议等重要材料

长期

 

15

新生录取材料、新生名册及有关统计材料

长期

16

委(代)培生培养计划、协议书(合同)

长期

17

招生宣传材料:招生工作简报、招生简章、专业目录汇编、专业介绍等

长期

18

入学试题,指导教师名册

长期

四、学 籍 (分类号JX14

19

上级机关和本校有关研究生学籍管理的文件材料

长期

20

毕业证证书发放签领表

长期

21

学生学籍变更材料(退学、开除等)

长期 

22

毕业、肄业、结业生名册及补发证书的证明材料

永久

五、课堂教学与教学实践 (分类号JX15

23

研究生培养方案

永久

六、学位 (分类号JX16

24

上级机关有关学位工作的文件材料

长期

25

本校硕士、博士学位评定条例

长期

26

校学位评定委员会的成员名单、换届的文件材料、会议记要和决定、制度性文件(组织条例等)

长期

27

学位委员会授予博、硕士学位清册(文件);学位证书发放签领表

永久

28

补发学位证书材料

长期

七、教材 (分类号JX17

29

教材目录

长期

八、电子文件、实物档案、声像档案

30

上述有关纸质归档材料的电子文件定稿版(计划,总结,发文,重要报告或调研材料,大事记,重大会议或活动主要文件,学籍材料,统计资料,规章制度,编印成册的手册等)

长期

31

省级以上教学管理奖牌(证书入文书档案)等有重要保存价值的实物档案(分类号SW);

永久

32

有重要保存价值的声像资料(照片交档案馆,其他暂先报目录)(分类号SX及其下位类)

永久或长期

学工处

序 号

归 档 内 容

保管期限

一、学生思政工作(分类号 DQ14)

1

上级有关学生思想工作的文件

长期

2

本校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例、制度

永久

3

学工部工作计划、总结、会议记录、纪要(或纪要)、大事记;重要请示及批复

永久

4

学生思政工作典型调研报告,统计材料;简报及有关重大活动主要记录材料

长期

5

学生党员教育计划,业余党校的计划、总结,辅导员队伍建设的材料

长期

6

学生政治工作队伍建设的重要文件;各院系学生思想政治工作人员名单

长期

7

学工部管理制度、岗位责任

长期

二、学 生 管 理 工 作 (分类号JX14)

8

有关学生管理工作总结、报告,重要请示及批复

长期

9

学生手册

长期

10

学生奖励材料(校级以上先进班级、优秀学生、优秀学生干部名单及材料;专业奖学金和优秀奖学金获奖学生名单和有关文件)

获得获国家、省级奖励荣誉

永久

校级奖励荣誉

长期

11

 

学生处分材料(处分决定、撤消处分的意见、申请、证明等)和受处分学生的申诉材料及复查结论 

长期

12

新生入学教育的主要材料

长期

13

毕业生教育、毕业典礼主要材料(JX17)

 

三、电子文件、实物档案、声像档案

14

电子文件(计划、总结、报告、重要发文、规章制度、统计资料、大事记、学生手册等纸质归档文件的电子文档定稿版)

长期

15

有重要保存价值的实物档案(省级以上学生管理工作获奖奖牌)等(分类号SW),

永久或长期

16

毕业生集体照(分类号SX12);有重要保存价值的声像资料(照片交档案馆,其他暂先报目录)(分类号SX

永久或长期

校团委

序 号

归 档 内 容(分类号 DQ17

保管期限

1

上级有关共青团工作的文件

长期

2

本校团代会、学代会文件材料

永久

1 )关于召开会议的请示、批复、通知、代表名单、工作报告、领导选举结果、领导讲话、大会中心发言和大会通过的决议等文件材料

2 )大会议程、纪要、简报、重要贺信贺电和提案;全委会、常委会纪要

长期

3

团委年度工作计划、总结,重要决定和通知,规章制度,统计资料,大事记

永久

4

报上级机关或校党委的重要报告、请示及批复

长期

5

表彰和奖励先进的文件材料(省级以上表彰的有关材料;校级表彰文件从校发文中收)

长期

6

团内处分材料(包括处分决定、调查报告、旁证及本人交待及撤销处分材料)

长期

7

批准入团、离团材料及名单

长期

8

学生会、研究生会、学生社团规章制度、管理章程、统计材料,编印刊物

长期

9

团委牵头组织的重大活动的主要材料(社会实践活动、课外科技活动、校园文化活动等的计划、总结)

长期

10

电子文件(计划、总结、报告、重要发文、规章制度、统计资料、大事记等纸质归档材料的电子文档定稿版)

长期

11

有重大保存价值的实物档案(省部级以上获奖奖牌)等(分类号SW

永久或长期

12

有重要保存价值的声像资料(照片交档案馆,其他暂先报目录)(分类号SX

永久或长期

招生就业指导中心 

序号

归 档 范 围

保管期限

 

一、招生工作(分类号JX13

 

1

上级有关招生工作的文件材料(与本校有关的)

 长期 

2

招生计划、有关规定、生源计划、招生工作总结

长期

3

录取新生简明登记表

永久

4

同意保留入学资格和重新办理入学手续文件

长期

5

招生宣传、招生简章、专业介绍

短期

6

委托培养计划及合同协议书

长期

7

本单位年度工作计划与总结,会议记录、纪要,大事记(分类号XZ11

长期

二、毕业生就业指导工作(分类号 JX17

8

上级有关毕业生就业工作的文件材料(与本校有关的)

长期 

9

毕业生就业工作计划、总结、简报、情况汇编

长期

11

毕业生派遣名册

永久

12

毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料

长期

三、电子文件、实物档案

13

工作计划、总结、调研报告、规章制度、统计资料、大事记、情况汇编等纸质档案的电子文档定稿版

长期

14

国家级获奖奖牌(证书入文书档案)等有重要保存价值的实物档案(分类号SW

永久或长期

 

学生资助管理中心

序号

归 档 范 围(分类号JX14

保管期限

1

上级有关学生资助工作的各类文件(与本校有关的)

长期

2

本校学生资助管理工作的条例、计划、决定、通知

永久

3

本单位年度工作计划与总结,会议记录、纪要,大事记,管理制度,重要发文

长期

4

社会赞助助学金管理工作材料

长期

5

勤工俭学申请及费用审核、汇总材料

长期

6

全校奖、贷、助、减、免、补工作的报表、统计、汇总、调查报告、总结等

长期

7

奖助学金公文(从校发文件中收)

长期

8

获奖学生名录(从校发文件中收)

长期

9

电子文件(工作计划、总结、管理制度、统计资料、大事记等纸质档案的电子文档定稿版)

长期

继续教育院

序 号

归档范围

保管期限

一、综合性行政材料(分类号XZ11

1

本单位年度工作计划、总结,会议记录,大事记,管理制度,机构沿革等重要的综合性材料

长期

二、成人高等教育(及远程教育)工作材料(分类号)

2

上级有关成教工作(针对本校)的文件材料(JX11

长期

3

本校有关计划(规划),总结,重要发文,重要请示及上级批复(JX11

长期

4

各类统计报表(JX11

永久

5

联合办学、非学历教育各种培训班、进修班材料(合同、协议、计划、总结等)(JX11

长期

6

有关专业设置、专业建设方面的重要文件材料(JX12

长期

7

有关招生工作的重要文件材料(JX13

长期

上级有关文件;本校有关计划,重要的报告、请示及批复;招生简章、专业介绍;新生保留、取消入学资格名单及有关材料

长期

录取新生名单

永久

8

有关学籍管理的规定、办法(JX14

长期

9

成教生学籍文件材料(JX14

永久

成教生毕业名册(含毕业证表编号);成绩单及成绩总册

10

学士学位证书名册(姓名、性别、学院、专业、身份证号、准考证号、学位证书号)(JX16

永久

11

补发学历证明名单及材料(毕业证JX14,学位证JX16

永久

12

成人教育(普通培训班、高级研修班)结业证名册(JX14

 

三、电子文件、实物档案

13

上述有关纸质归档材料的电子文件定稿版(年度计划、总结、大事记,管理制度等)

长期

体育教学部 

序号

综合性材料归档范围(分类号)

保管期限

1

上级有关体育教学工作的文件;本校学生体育教学工作有关文件材料(XZ11

长期

2

本单位年度工作计划与总结、会议记录、纪要、大事记(XZ11

长期

3

本单位规章制度、管理办法、岗位职责(XZ11

长期

4

体育教学重要的计划(方案)、总结、报告、评估材料、重要统计报表(JX11

长期

5

学生体育锻炼达标情况及汇总表;学生体质调查与分析汇总材料

长期

6

本校各届学生运动会秩序册,运动会、竞赛活动获奖名单(JX11

长期

7

参加校外各项重大比赛的获奖队员名单及成绩册(附奖状、奖杯照片) JX11

国家级前6

永久

市级前3

长期

8

本校举办的各项大型竞赛、联赛秩序册、成绩册(JX11

国际、国家

永久

地区、省市

长期

9

重要的电子文件(年度工作计划、总结、大事记、规章制度,重要体育教学评估、调研报告的电子文档定稿版)

长期

10

有重要保存价值的实物档案,如奖杯和奖牌(集体项目的)等(留存本单位时期,报目录给档案馆)(分类号SW

永久或长期

 

国际交流处(国际教育学院、港澳台事务办)

 

序号

归 档 范 围

保管期限

一、外事综合(分类号WSl1

1

(与本校有关的)上级有关外事工作的通知、规定、管理办法等文件

长期 

2

本校外事工作的或本单位的年度工作计划与总结、会议记录(或纪要)、管理制度、大事记、简报、请示及上级批复

长期

3

外事工作统计报表

永久

二、出国(境) (分类号  WS12

4

(与本校有关的)上级关于公派出国的规定等文件;本校有关出国人员的制度性文件

长期

5

公派出国的计划、工作总结,有关会议的记录

长期

6

各类公派出国人员名册、统计报表等材料

永久

7

各类公派出国、参加国际比赛、竞赛报批文件;获奖、授勋授职证书和照片;回国后的总结汇报材料

长期

三、来校(分类号  WS13

8

本校邀请、聘请外籍人士的计划、名册、来往函件、报上级的请示及批复

长期

9

外国党政官员、各界人士来校参观访问形成的重要文件材料

长期 

10

外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料;来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料

长期

11

学校主办的国际比赛、竞赛主要材料(请示及批复、规程和赛程、成绩材料、总结)

长期

四、国际合作与会议(分类号  WS14

12

中外合作校际交流协议、合同、人员交流名单、项目纪要材料、备忘录

永久

13

本校完成的国际合作项目、成果等材料

 

14

合作项目中国外单位完成项目、成果等材料

长期

15

授予外籍人士名誉称号的有关材料

永久

16

师生员工参加国际会议的报告及上级批复或参加国际会议的学术论文

长期

17

国际会议的有关材料

长期

五、外国留学生工作(分类号  WS15

18

留学生录取审批材料

永久

19

留学生学籍登记表、学籍卡片

永久

20

学位论文、学历证书、学位证书(归档原则与国内学生材料相同)

长期

21

学生名册;有关统计报表

永久

六、港澳台(学术交流)工作(分类号  DQ15

22

上级有关港澳台工作的文件材料(与本校的有关的)

长期 

23

本校港澳台工作的计划、总结、重要请示报告及上级批复;有关规定及规章制度

长期

24

统计报表

永久

25

本校师生员工赴港澳台考察、访问、讲学的有关材料

长期

26

本校邀请、聘请港澳台人士的计划、批复和来往函件;

长期

27

港澳台人士来校参观访问的文件材料;来校讲学的讲稿、教材等材料

长期

28

与港澳台地区进行校际交流的协议、合同、项目纪要材料、备忘录

永久

29

授予港澳台人士名誉称号的有关材料

永久

七、电子文件、实物档案、声像档案

30

上述有关纸质档案的电子文档定稿版(工作计划、总结、大事记、制度性文件、汇编成册的材料等)

长期

31

有重要保存价值的实物档案,如重要的涉外礼品、纪念品,省级以上教研成果或国家级综合管理获奖奖牌(证书入文书档案)等(分类号SW

永久或长期

32

有重要保存价值的声像资料(照片交档案馆,其他暂交目录)(分类号SX

永久或长期

科技处

序 号

归 档 内 容

保管期限

一、综合管理 (分类号 KY11

1

上级有关高校科研工作的条例、规定、重要批示、科研计划等文件

长期

2

本校有关科研工作(含科技计划管理、经费管理、成果管理等方面)重要发文、管理制度文件、工作计划与总结、请示及上级批复,大事记,简报,工作会议文件记录或纪要

长期

3

 

科技工作会议、科研学术会议或活动文件材料

长期

1)本校有关科技工作会议的主要文件材料(会议记录或纪要,重要会议还包括通知、议程、决定、主要报告和领导讲话稿等)

长期

2)本校科技大会的重要材料(工作报告、领导讲话稿或中心发言稿、议程表、决议、会议纪要等)

永久

3)本校举办的全国性学术会议或重要学术讲座等活动的报告、请示及上级批复、纪要等文件材料

长期

4)参加上级重要科技会议中本校发言、交流材料

长期

4

科研机构设置的报告、批复、调整等文件材料;申报各类科研基地的文件材料

永久

5

申报部、省级重点实验室文件材料

永久

6

全校科研工作统计年度报表,年鉴

永久

7

科技计划管理、经费管理、成果管理等方面文件材料(规定、制度、发文等)

长期

8

科研成果获奖文件材料

长期

9

本处的年度工作计划与总结,工作会议记录、纪要,重要发文,内部管理制度和科室设置文件

长期

10

本校学术委员会成员名单、换届的文件材料、会议记要和决定、制度性文件(组织条例等)

长期

11

科协、社联学会年度工作计划、总结,章程和基本情况材料

长期

12

科学研究项目立项与成果公报

长期

13

公开发表的论文和著作(分类号CB

长期

二、项目 (分类号KY12

14

项目材料

项目的基本材料(申报、科研准备、研究实验、总结验收等各阶段的重要材料:申请书和可研报告,项目批准及经费额度,合作项目合同书,研究计划、开题报告、任务书,阶段或年度总结、或中期检查材料,结题报告、结题通知、验收和定级材料)

长期

项目成果的鉴定材料(如鉴定申请书、鉴定证书等原件)

长期

获奖成果申报材料(推荐书,及评价证书:鉴定证书、评审证书、验收报告等主要附件材料)

长期

科研成果推广应用有关文件材料(转让合同、协议书,合同纠纷材料,应用和实施情况等)

永久(合同协议)或长期

三、成果奖励(分类号KY11

15

 

奖励、奖状

省、部级以上

永久

校级、省行业协会(学会)

长期

四、专利(分类号KY11

20

上级有关专利工作文件;本校有关专利工作文件

长期

21

专利证书原件,专利侵权纠纷的处理材料

永久

五、论著(分类号LZ

22

论文(公开发表的)(LZ12

长期

23

论著(公开出版的)(LZ13

永久

六、电子文件、实物档案

24

上述有关纸质归档文件的电子文档定稿版(计划与总结、大事记、发文、统计材料、规章制度、大会主要材料、项目管理和成果奖励的有关重要材料等)

长期

23

有重要保存价值的实物档案(科研成果获奖奖牌等)(分类号SW

永久或长期

24

反映重大活动或事件、有重要保存价值的声像档案(分类号SX的有关各类,档案馆暂存目录)

永久或长期

 

博士后科研流动站办公室

序号

归 档 范 围(分类号KY11

保管期限

1

上级及本校有关博士后站建设方面的通知、规定等文件;本校申报、评估博士后站材料、有关工作计划与总结、请示及上级批复

长期 

2

本部门年度总结

长期

3

博士后人员名录,进站材料,出站材料

永久

,

4

博士后人员的研究工作报告、考核表

永久

5

有关博士后培养合同材料

长期

 

6

博士后招聘简章

长期

7

导师简介、名册

长期

8

电子文件(工作计划、总结、发文、统计等纸质档案的电子文档定稿版)

长期

东南亚研究中心

序号

归 档 范 围(分类号XZ11)

保管期限

1

本单位年度工作计划与总结,会议记录、纪要,大事记,重要请示及批复

长期

2

重要调研报告,统计报表,信息简报

长期

3

有保存价值的重要合同、协议

长期

4

重要学术交流活动的主要文件(纪要、总结等)

长期

5

上述纸质材料(计划、总结、大事记、简报、调研材料等)的电子文档定稿版

长期

支农中心

序 号

归 档 范围(分类号XZ11

保管期限

1

年度工作计划、总结

长期

2

重要报告、请示及上级批复

长期

3

计划、总结等纸质归档材料的电子文档定稿版

长期


 

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