广西大学档案馆(在运行)
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广西大学档案工作有关岗位职责
2015-03-06 11:55   审核人:

一、档案馆馆长岗位职责
1.
组织学习、宣传和贯彻执行党和国家有关档案工作的法律法规、方针政策以及上级组织有关档案工作的发展规划。

2.在校党委、分管校领导和挂靠单位领导的领导下,主持档案馆全面工作,并负责学校档案工作的归口管理,对之实行监督、检查和指导,定期向上级领导和管理机构汇报工作。

3.组织制定档案馆和全校档案工作的发展规划、工作计划并组织实施。

4.建立健全学校档案工作的各项规章制度,使全校档案工作规范化、制度化。

5.组织、协调全校档案行政管理及业务工作,确保学校档案工作网络正常、高效运行;及时监督检查馆内各科室工作情况,总结经验,改进存在问题。

6.规划并组织实施学校档案信息化及档案管理现代化建设。

7.按学校要求,主持档案馆人员考核、专业技术职称职务评聘。
8.
安排、组织专、兼职档案人员的学习培训,提高学校档案工作队伍的整体素质。

9.组织档案学术交流活动,扩大与区内外兄弟院校的档案业务交流。

10.负责检查和监督档案馆的安全保卫和保密工作执行情况,确保档案的完整与安全。

11.完成上级组织和领导交办的各项工作任务。

二、档案馆副馆长岗位职责

1.协助馆长做好上述有关工作任务。

2.在馆长缺位时,代理行使馆长职责。

3.根据实际工作需要,兼承担一定的具体档案业务工作。

三、档案馆部(室)主任职责

1.在馆长领导下,负责组织制订、落实与有关本部职责有关的档案工作规章制度和工作计划,并随时掌握工作情况,定期进行工作总结,不断改进本部(室)的工作。

2.协助馆领导做好本部(室)人员的考核工作。

3.组织本部(室)人员的业务和政治学习,不断提高本部室人员素质。

4.接受并完成馆领导交办的其它任务。

四、档案馆其他业务行政岗位职责

(一) 归档业务员岗位职责

1.负责指导分管单位的档案收集、鉴定、分类、整理(划保管期限、编写室件号、填类件号、打印移交目录等)和档案移交工作。

2.承担所负责归档单位专、兼职档案员的业务指导和培训工作。

3.有计划、经常性地了解有关单位和全校性与档案材料有关的工作项目信息,保持良好的收档和业务指导工作主动性、预见性。

4.撰写本人业务职责范围内有关情况的(年度)工作报告

5.参与修订规章制度和其他业务建设工作。

6.积极了解档案管理新知识新动态,加强档案工作学术研究,不断提高业务水平。

(二)档案管理(库房管理)员岗位职责

1.负责接收进库和借出归还的案卷或文件,严格履行交接、借还手续,认真检查案卷质量及完整情况,及时入盒、入柜(架)。      

2.按本馆确定的实体档案排架分类办法组织馆藏,做到分门别类排列有序;编制馆藏示意图和存址标签。
3.
严格按库房管理办法和安全管理制度,确保档案安全,做好库房防潮、防虫、防虫霉、防火、防盗、防鼠、防光、防尘等八防工作;做好卫生工作,保持库房清洁。

4.树立服务第一、用户至上的观念,接待用户主动、热情、耐心,服务周到,在不违反保密制度的前提下,尽力满足用户的要求;严格履行借阅制度,做好档案借阅利用工作。
5.
做好馆藏档案的统计和检查工作,熟悉馆藏;学期末、年终都要对馆藏进行全面统计清查、核对,做到帐、物相符。统计项目包括:(1)馆藏档案数量统计: 各类档案分别统计总库藏量,当年进库数量;(2)借阅利用情况统计:当年借阅人次、当年借阅卷次、 当年的利用效益。
6.
努力钻研业务,深入开展档案保管保护技术研究,努力提高库房管理水平和档案保护技能。

(三)编目员岗位职责

1.负责档案数据汇总、汇编工作,参与编制目录、索引等有关检索工具。

2.在档案数据汇总的同时,负责档案整理工作质量的把关。

(四)编研员岗位职责

1.熟悉本馆档案信息资源,有计划、及时地了解档案工作动态和学校各项事业历史、现状和发展规划基本情况。

2.完成馆里计划开展的档案编研工作。

(五)信息技术员岗位职责
1.
负责全馆计算机及外设、网络的技术维护。

2.负责档案馆的计算机管理软件的应用和维护有关工作。

3.参与信息化、数字化建设有关工作       

(六)声像技术员岗位职责
1.负责声像档案收集业务指导工作,指导和督促各归档业务员及时把握各归档单位的声像档案材料归档前的形成、积累、整理情况,针对有关问题及时检查并提出建议,确保归档材料的完整、准确、系统。
2.
负责接收进馆声像档案的分类、鉴定、编目、上架工作;编制必要的检索工具。
3.
积极参加学校重大活动及重点工程的声像材料的制作工作和有关外拍工作。
4.
热情为用户服务,认真做好借阅利用和翻拍、洗印、转录等复制工作。
5.
爱护声像设备、严格按操作规程办事。定期检查馆内电器设备的完好情况,及时做好维护、保养工作。
6.
做好声像档案的鉴定、统计工作,积极主动开发档案信息。
7.
努力学习和钻研照相、翻拍、录音、录相、复印、缩微摄影技术和声像档案管理技术。

(七)档案馆秘书(办公室主任)职责

1.做好馆内文件收文发文登记,传阅、催办、催还和立卷归档工作;管好用好印章。

2.负责馆内固定资产管理工作。

3.做好馆内办公用品、福利用品的领取、发放登记和管理工作。

4.负责馆内考勤;协助馆领导做好全馆安全、保卫及清洁卫生督促、检查工作和全馆性活动的组织安排工作。

5.负责来馆参观人员的接待和联系工作。

6、做好业务书刊资料的采购、整理和管理。

(八)办事员职责

1.协助完成和分担馆秘书职责范围内的工作任务。

2.完成有其它关行政事务性工作。

五、各部(处、室、学院)分管理档案工作领导的职责

1.组织本部门人员学习、贯彻国家关于档案工作的法律、法规。

2.执行学校档案工作规章制度,将档案工作纳入本部门的管理制度及议事日程,纳入相关人员的职责范围。

3.将归档工作纳入本部门重要软件系统的整体设计,确保该系统产生的主要文件材料完整归档。

4.配备具有较好政治、业务素质的专()职档案人员,保持档案人员相对稳定,从人手、时间等方面保证兼职档案员顺利完成年度归档工作。

4.督促兼职档案员及各科室有关人员做好平时的文件材料收集整理工作。

5.对本部门归档的文件材料进行总体审核把关,保证本部门每一项重要工作都有完整、准确、系统的文件材料存档。

六、各校属单位(兼)职档案员职责

1.在档案馆专业人员的指导下,负责本部门文件材料的保管和整理立卷归档工作,定期向档案馆移交。

2.根据本部门不同种类文件材料形成特征,合理分类存放,做好文件材料的平时收集、归卷工作,及时归档,保证每项工作的文件材料齐全、完整。

3.把好文件质量关。规范用纸用墨,行文格式,要求每一份文件的正件、附件、落款、印章齐全。

4.主动接受档案馆的业务指导和督促检查,按规定时间向档案馆归档。

5.积极参加业务学习,不断提高档案工作水平。

                                                              

                                                       2007年7月1

 

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