校属各单位：

为做好我校2023年归档工作，现将有关事项通知如下：

一、各单位领导要高度重视归档工作。要求各科室相关人员将2022年工作中形成的有保存价值的文件材料交本单位兼职档案员归档（名单详见附件），各单位要将档案工作纳入相关人员的岗位职责，给兼职档案员提供充分的条件和时间，确保归档工作顺利进行。

二、学校撤并机构必须做好文件材料（含电子文件）的交接工作，已撤销单位的文件材料，根据职能，由现所属单位归档。

三、各单位兼职档案员要按规范做好归档工作，特别要加强对重大事项：学校的“双一流建设”、新冠肺炎防控、扶贫等重大工作的文件材料的收集和归档工作，确保所收档案能全面、完整、清晰地反映本单位的工作情况。

教务处、研究生院、继续教育学院须先行向档案馆提供2022年相关学生数据，以便导出学籍档案对照目录，进行下一步归档操作。

归档整理原则：遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管利用。

（一） 纸质等实体文件材料归档的要求与做法

各单位兼职档案员对文件材料要严格审查。要求：

1.每份文件必须是原件。

2.同一件事（来文复文、请示批复）等成套的文件材料必须完整、集中排列。

3.正件、附件、相关材料、落款、印章、签字齐全；

4.用纸用墨规范。

文件材料收齐后，在档案馆业务员的指导下按《高等学校档案工作规范》进行整理、编号、分类、划分保管期限、上机著录并打印出移交目录、分管领导审核、签字移交。涉密档案同时划密。

（二）电子文件归档的做法与要求

各单位兼职档案员将本单位2022年工作中形成的有保存价值的电子文件（含各种图表、数据、声像等数字文件）收集后拷贝成一个文件夹交档案馆业务指导员，由业务指导员审核后打印出移交目录，再返回各单位签字移交。涉密档案在返回目录上标注。具体要求如下：

1．电子文件必须是正式件的定稿版。

2．原则上一文一件，成套文件可建子文件夹。

3．文件名必须是文件标题。原文件名无含义或文件无标题的（如照片），要自拟标题替换原文件名。

4．总文件包的名称用单位代号（见附件）加空格加单位名称，如党办、校办的文件包命名为“01 党办校办”。

5．子文件夹的名称要能概括反映所包含文件的内容，如“××会议”、“××事件”。

6．专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件归档。

7．动态变化的数据应按年度或学年定期备份归档，并在文件名后注明数据截止日期。

8．数据量大的由档案馆提供硬盘拷贝。

9．涉密文件用专用设备存储，禁止通过网络传输。

（三）关于本科生毕业证照片和毕业生登记表的归档

今年是本科生毕业证照片归档最后一年，明年始不再列入归档范围；从2022届本科毕业生开始将《高等学校毕业生登记表》纳入归档范围，每年毕业季由毕业生填写《高等学校毕业生登记表》一式两份并编上页码，一份当年归入学生个人档案，另一份第二年归入档案馆永久保存。

四、各单位文书档案的收集范围详见《广西大学各部门归档范围及保管期限表》(广西大学首页→机构设置→档案馆→业务指导→归档范围）。

五、2023年各单位归档时间从下文之日起至6月30日止（时间安排见附件）。

 

附件：1.2023年校属各单位档案工作责任人及归档时间安排表

     2.中华人民共和国档案法

     3.高等学校档案管理办法（教育部27号令）

 

 

                                     档案馆

                                 2023年3月29日