校属各单位：

为做好我校2020年归档工作，现将有关事项通知如下：

一、各单位领导要高度重视归档工作，要求各科室相关人员将2019年工作中形成的有保存价值的文件材料交本单位兼职档案员归档（名单详见附件），单位要给兼职档案员提供充分的条件和时间，确保归档工作顺利进行。

二、各单位兼职档案员要按规范做好归档工作，确保所收档案能全面、完整地反映本单位的工作情况。

教务处、研究生院、继续教育学院须先行向档案馆提供2019年相关学生数据，以便导出学籍档案对照目录，进行下一步归档操作。

（一）纸质等实体文件材料归档的要求与做法

各单位兼职档案员对文件材料要严格审查。要求：

1.每份文件必须是原件。

2.同一件事（来文复文、请示批复）等成套的文件材料必须完整、集中排列。

3.正件、附件、相关材料、落款、印章、签字齐全。

4.用纸用墨规范。

文件材料收齐后，在档案馆业务员的指导下进行整理、编号、分类、划分保管期限、上机著录并打印出移交目录签字移交。涉密档案同时划密。整理原则须遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，以便保管和利用。

（二）电子文件归档的做法与要求

各单位兼职档案员将本单位2019年工作中形成的有保存价值的电子文件（含各种图表、数据、声像等数字文件）收集后拷贝成一个文件夹交档案馆业务指导员，由业务指导员审核后打印出移交目录，再返回各单位签字移交。涉密档案在返回目录上标注。具体要求如下：

1．电子文件必须是正式件的定稿版。

2．原则上一文一件，成套文件可建子文件夹。

3．文件名必须是文件标题。原文件名无含义或文件无标题的（如照片），要自拟标题替换原文件名。

4．总文件包的名称用单位代号（见附件）加空格加单位名称，如党办、校办的文件包命名为“01 党办校办”。

5．子文件夹的名称要能概括反映所包含文件的内容，如“××会议”、“××事件”。

6．专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件归档。

7．动态变化的数据应按年度或学年定期备份归档，并在文件名后加括号注明数据截止日期。

8．数据量大的要制作成光盘。

9．涉密文件用专用设备存储，禁止通过网络传输。

（三）关于毕业证照片的归档

鉴于每年的毕业证照片归档不齐全，各学院须于2020年毕业生离校前做好毕业证照片的归档整理工作，以保证明年的归档质量。具体操作由档案馆业务员指导。

三、今年是我校机构改革年，撤并机构必须做好文件材料（含电子文件）的移交工作，已撤消单位的文件材料，由其并入单位归档。

四、各单位文书档案的收集范围详见《广西大学各部门归档范围及保管期限表》(广西大学首页→机构设置→科研和教辅单位→档案馆、校史馆→业务指导→归档范围）。

五、2020年各单位归档时间从下文之日起至6月30日止（时间安排见附件）。

 

附件：2020年校属各单位档案工作责任人及归档移交时间安排表

                                                                                                                                                                   档案馆

                                                                                                                                                                     2020年5月7日