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通知公告与工作动态  
 
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关于做好2018年归档工作的通知
2018-04-01 10:15  

 

校属各单位:

为做好我校2018年归档工作,现将有关事项通知如下:

一、各单位领导要高度重视归档工作,要求各科室相关人员将2017年工作中形成的有保存价值的文件材料交本单位兼职档案员归档(名单详见附件),单位要给兼职档案员提供充分的条件和时间,确保归档工作顺利进行。根据《中华人民共和国档案法》、《档案管理违法违纪行为处分规定》、《高等学校档案管理办法》:不按规定归档或者不按期移交档案的属于违法行为。请各单位依法做好2018年的归档工作,档案馆将定期公布全校归档情况

二、各单位兼职档案员要按规范做好归档工作,确保所收档案能全面、完整地反映本单位的工作情况。  

(一)纸质等实体文件材料归档的做法与要求

各单位兼职档案员对文件材料要严格审查,要求同一件事(来文复文、请示批复)等成套的文件材料必须完整、集中,每份文件必须是原件,要求正件、附件、相关材料、落款、印章、签字齐全,用纸用墨符合要求。文件材料收齐后,在档案馆业务员的指导下进行整理、编号、分类、划分保管期限、上机著录并打印出移交目录签字移交;涉密档案同时划密。整理原则须遵循文件的自然形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,以便保管和利用。

(二)电子文件归档的做法与要求

各单位兼职档案员将本单位2017年工作中形成的有保存价值的电子文件(含各种图表、数据、声像等数字文件)收集后拷贝成一个文件夹交档案馆业务指导员,由业务指导员审核后打印出移交目录,再返回各单位签字移交。涉密档案在返回目录上标注。具体要求如下:

1.电子文件必须是正式件的定稿版。

2.原则上一文一件,成套文件可建子文件夹。

3.文件名必须是文件标题。原文件名无含义或文件无标题的(如照片),要自拟标题替换原文件名。

4.总文件包的名称用单位代号(见附件)加空格加单位名称,如党办、校办的文件包命名为“01 党办校办”。

5.子文件夹的名称要能概括反映所包含文件的内容,如“××会议”、“××事件”。

6.专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件归档。

7.动态变化的数据应按年度或学年定期备份归档,并在文件名后加括号注明数据截止日期。

8.数据量大的要制作成光盘。

9.涉密文件用专用设备存储,禁止通过网络传输。

(三)关于毕业证照片的归档

鉴于每年的毕业证照片归档不齐全,各学院须于2018年毕业生离校前做好毕业证照片的归档整理工作,以保证明年的归档质量。具体操作由档案馆业务员指导。

三、今年是校庆90周年,各单位要及时收集整理有保存价值的校庆活动文件、印刷品、照片,以便来年归档。照片室号为单位代号+P,如:机械学院的照片为34P-001……每张照片要及时做时间、拍摄者、内容、人名等标著。

四、去年已撤消单位的文件材料,由其并入单位归档。

五、各单位文书档案的收集范围详见《广西大学各部门归档范围及保管期限表》(校园网“公共服务”栏→档案馆主页上的“业务指导”栏)。

六、2018年各单位归档时间从下文之日起至630日止(时间安排见附件)。

 

附件:1.2018年校属各单位档案工作责任人及归档时间安排表  
2.中华人民共和国档案法    
3.档案管理违法违纪行为处分规定  

4.高等学校档案管理办法

 

 

                                        档案馆    

                                   2018年4月1    

 

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